Henkilörekisteriseloste

Rekisterinpitäjä:

Uula Color Oy
Yttiläntie 265, 32920 KAUVATSA
Y-tunnus: 2867707-2

Yhteys- ja vastuuhenkilö rekisteriin liittyvissä asioissa:

Sonja McMenamin
sonja.mcmenamin@uula.fi,
puh: 050-413 1426

Rekisterin nimi:

Asiakas- ja sidosryhmätietorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus:

Rekisterissä olevien tietojen käsittely perustuu, sopimussuhteeseen yrityksemme kanssa, rekisteröidyltä saatuun suostumukseen tietojen tallentamisesta tai yrityksemme oikeutettuun etuun kerätä tietoa asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden järjestämiseksi ja kehittämiseksi. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä asiakasta ei ole mahdollista tunnistaa.

Rekisterissä olevia henkilötietoja jatko käsitellään laskutusprosessissa, jolloin sähköisessä tilauksenkäsittelyjärjestelmässä olevat tiedot siirtyvät tilitoimistolle laskutusaineiston muodostusta ja käsittelyä varten. Tilitoimistolta laskutusaineisto siirtyy edelleen laskun lähettämisestä, maksunvalvonnasta ja perinnästä vastaavalle palveluntarjoajalle.

Rekisterin tietosisältö:

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: asiakasyritysten ja muiden sidosryhmien yhteystiedot, yhteyshenkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), asema, yritys/organisaatio, www-sivustojen osoitteet, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin tuotteisiin liittyvät tiedot.

Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet:

Henkilötietoja kerätään asiakasyrityksiltä/rekisteröidyltä itseltään. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palveluiden kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Henkilötietojen säilytysaika:

Henkilötietoja säilytetään käsittelylle tarpeellinen aika, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä. Laskutustiedot
säilytetään sähköisessä järjestelmässä 6 vuotta, jonka jälkeen ne hävitetään kerran vuodessa.

Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen kolmansille osapuolille:

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin, kun niistä on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa esimerkiksi viranomaisille lakiin perustuvan vaatimuksen perusteella.

Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle:

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Profilointi:

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisterin tietoturvallisuus:

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti järjestelmässä, johon tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Fyysiset
dokumentit sijaitsevat tiloissa, joihin asiattomilta pääsy on estetty. Rekisterinpitäjän tilojen osalta on käytössä kulunvalvonta.

Rekisterin henkilötietoihin pääsy on rajoitettu rekisterin vastuu- ja yhteyshenkilölle ja rekisterin vastuu- ja yhteyshenkilön valtuuttamille muille tahoille, mikäli tämä on tarpeellista tietojen käsittelyn kannalta.

Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja
tietoja sekä palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan
se kuuluu.

Tarkastusoikeus, tietojen oikaiseminen ja poistaminen:

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä
koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Rekisteröidyllä on myös muut EU:n yleisen tietosuojaasetuksen
mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä annetut tiedot, vaatii niiden oikaisua tai poistamista, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Tietosuojaselosteen muuttaminen:

Tietosuojaselosteen sisältöä voidaan muuttaa julkaisemalla uusi versio verkossa. Suosittelemmekin tutustumaan säännöllisesti tietosuojaselosteeseemme.